GDPR

Informace o způsobu zpracování osobních údajů naší společností.

XiNTECO s.r.o.
se sídlem: Nová 1402, 752 01 Kojetín
IČO: 25318454, DIČ: CZ25318454
společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě,
oddíl C, vložka 55119
(dále také jen „společnost“)

V tomto dokumentu naleznete informace o způsobu zpracování osobních údajů naší společností a dále informace o některých nejčastějších druzích zpracování osobních údajů, k němuž dochází při činnosti společnosti XiNTECO s.r.o., a které společnost zpracovává v souladu s předpisy na ochranu osobních údajů, zejména nařízením EU č. 2016/679 (dále jen „Nařízení“).

Zpracovávané osobní údaje

Poskytnutí osobních údajů je stejně jako uzavření smlouvy s naší společností dobrovolné. Některé údaje jsou však nezbytné pro splnění zákonných povinností při uzavření smlouvy na poskytnutí služby či dodávku zboží.

Údaje nutné pro výše uvedené plnění jsou: jméno, příjmení, titul, pracovní pozice, obchodní firma, IČO, DIČ, adresa nebo sídlo společnosti, telefonní číslo, e-mailová adresa (v některých případech také číslo bankovního účtu).

Dále můžeme zpracovávat, jak název obchodní společnosti, tak e-mailovou adresu, IP adresu, za níže uvedeným účelem.

Účel zpracování údajů

Zpracováváme osobní údaje bez souhlasu zákazníků či dodavatelů za účelem splnění zákonné povinnosti, jednání o smlouvě a plnění smlouvy, k vzájemné komunikaci a informování a z titulu oprávněného zájmu správce dat. A dále k vystavování účetních a daňových dokladů a následně vedení účetní a daňové evidence. Osobní údaje jsou zpracovány v elektronické podobě pomocí prostředků výpočetní techniky nebo v listinné podobě.

Společnost zpracovává takové údaje obchodních partnerů, aby mohla řádně plnit svoje smluvní povinnosti, poskytovat vyžádané služby a aby mohla efektivně komunikovat se svými obchodními partnery.

Společnost tak zpracovává osobní údaje, jako jsou základní a kontaktní osobní údaje kontaktních osob společnosti (např. jejich statutárních orgánů či zaměstnanců, kteří s námi jednají). V tomto případě jsou obvykle zpracovávány údaje o jménu a příjmení těchto osob, jejich pracovní pozici, e-mailové adrese, jejich tel. čísle.

E-mailová adresa, kterou zákazník uvede, např. při objednávce, může sloužit také jako kontaktní adresa pro zasílání daňových dokladů a zálohových faktur, a další komunikaci se zákazníkem.

V případě uchazečů o zaměstnání, kteří reagují na naši nabídku o zaměstnání na našich webových stránkách, popř. na některém pracovním serveru – budeme o nich zpracovávat jejich osobní údaje, které nám nějakým způsobem (E-mailem, poštou, osobně) předají (údaje z životopisu – jméno a příjmení, kontaktní údaje, pracovní zkušenosti atd.).

Zpracování osobních údajů pro výběr vhodného kandidáta na obsazení pozice v rámci probíhajícího výběrového řízení, bude prováděno do doby, než danou pozici obsadíme a dále po dobu cca 6 měsíců po jejím obsazení.
Pokud je nám dán souhlas k využití jejich údajů, budeme také uchovávat údaje o tom, jak a kdy byl tento souhlas udělen a kdy byl odvolán.

Délka zpracování údajů

Osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro daný účel a po dobu, která je nezbytná pro splnění daného účelu (po dobu trvání jakéhokoliv smluvního vztahu) a dalších 10 let po zániku posledního smluvního vztahu nebo dokud nebyl odvolán souhlas se zpracováním údajů.

Při zpracování osobních údajů postupuje naše společnost vždy tak, aby osobní údaje byly dobře zabezpečeny a nemohly být zneužity.

Práva plynoucí ze zpracování osobních údajů

Ve vztahu k námi prováděnému zpracování osobních údajů mají subjekty údajů (osoby, jejichž údaje zpracováváme) následující práva:

• právo dotazovat se společnosti na uchovávání a zpracování svých osobních údajů;
• právo na přístup k osobním údajům, týkajícím se subjektu;
• právo požadovat opravu nesprávných osobních údajů;
• právo na výmaz („právo být zapomenut“) osobních údajů;
• právo na omezení zpracování osobních údajů;
• právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, pokud jsou zpracovávány pro účely oprávněných zájmů naší společnosti.;
• právo na přenositelnost osobních údajů k jinému správci;
• právo podat stížnost na zpracování osobních údajů.

Většina zpracování probíhá v elektronické podobě pomocí prostředků výpočetní techniky (např. v podnikovém informačním a účetním systému Helios Orange, pokud jde o údaje nutné pro fakturaci apod., v CRM systému, pokud jde o e-mailové adresy, telefonní čísla apod.). Tím samozřejmě není vyloučeno ani zpracování písemností v kartotékách, jako je systém pro uložení papírových smluv či kartotéky vizitek, které jsou vedeny našim vybraným zaměstnancem.

Za účelem aktualizace dat je možné naši společnost kontaktovat na naší e-mailové adrese xinteco@xinteco.cz.

Zabezpečení a přístup k osobním údajům

Osobní údaje jsou u nás v bezpečí. Předáváme osobní údaje státním orgánům, pokud je tato povinnost stanovena zákonem a dále pokud je to nezbytné pro ochranu práv naší společnosti. K osobním údajům mají přístup naši zaměstnanci, kteří jsou vázáni mlčenlivostí a jsou proškoleni v oblasti bezpečnosti zpracování osobních údajů. Většinu zpracovatelských operací zvládáme sami.

Tyto zásady zpracování a ochrany osobních údajů platí od 25. 5. 2018 a nahrazují všechny předchozí dokumenty o Ochraně osobních údajů.